株式会社カルサイト｜個人情報保護方針

外部向け個人情報保護方針

制定日：平成29年6月13日
最終改定日：令和5年8月1日
株式会社カルサイト
代表取締役　源　正勝

株式会社カルサイト(以下、「当社」という。)は、代理店事業、WEB事業及びフラワー事業などを行っております。当社は、当社の事業の用に供するすべての個人情報を適切に取扱うため、当社全従業者が遵守すべき行動基準として本個人情報保護方針を定め、その遵守の徹底を図ることといたします。

（1）個人情報の取得・利用・提供及び取扱の委託について

当社は、イベントの企画・運営・事務局代行、またWEB制作・運用、胡蝶蘭等の生花販売など、それぞれの事業内容に応じ個人情報保護のための管理体制を整備、確立いたします。また個人情報は法令等の定めに従い公正な手段によって利用目的の達成に必要な範囲で適正に取得し、取得した個人情報は利用目的の範囲内で利用し、目的外の利用は禁止するとともに、目的外利用を行わないための措置を講じます。さらに、個人情報の第三者への提供、個人情報に係る業務委託等においては所定の規則に従い適切に取扱います。

（2）法令・指針・規範の遵守

当社は、個人情報の取扱いに関する法令および国が定める指針その他の規範を特定し、常に全従業員が認識し、遵守するよう努めます。

（3）個人情報の安全管理及び是正について

当社は個人情報保護管理者のもと、管理体制・管理規程を定め、全従業員に対して個人情報保護に関する継続的な教育を行い、様々な面から安全管理に必要な対策を行うことにより、個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止および是正に努めます。

（4）苦情および相談について

当社は、取得した個人情報の取扱いに関するご本人からの苦情・相談、利用目的の開示、訂正、追加・削除、および利用や提供の停止についての要求に適切かつ迅速に対応するための社内体制を整備し、「お問い合わせ窓口」を設置致します。

（5）「個人情報保護に関するマネジメントシステム」の継続的改善

当社は、個人情報を確実に保護し利用するために「個人情報保護に関するマネジメントシステム」の継続的改善を図ってまいります。

【個人情報保護に関するお問合せ窓口】
〒221-0834神奈川県横浜市神奈川区台町16－1ソレイユ台町404
株式会社カルサイト
個人情報保護管理者　鈴木　宏
ＴＥＬ：045-594-8207
（受付時間　10時30分～18時30分　土日祝日除く）
ＦＡＸ：045-594-8208
mail：info@caicit.jp

個人情報のお取扱いについて

当社は、個人情報保護方針に基づき、お客様からお預かりした個人情報を適切にお取扱い致します。以下に、当社における個人情報の取扱いについてご説明致します。

1.個人情報を取得する際の利用目的に関して

当社は、当社の行なう事業に関連して、以下の利用目的でお客様・お取引先の皆様、当社の役員・従業員その他から個人情報を取得し、それぞれの利用目的の範囲内およびご本人の同意の範囲内で利用させていただきます。なお個別に利用目的をご通知または公表する場合には、その利用目的によるものと致します。

１．当社の受託業務（イベントや催事等）に参加のお客様やお取引先様に対し、ご同意いただいた範囲で情報やご案内を差し上げるため。またイベント催事の運営に関する諸対応を行なうため。
２．当社の取扱い商品・サービスをご注文、ご予約されたお客様への商品配送・アフターサービス等の業務を行なうため。また、それらの代金決済に関する業務のため。
３．お問合わせやご意見に対し、ご回答を差し上げるため。
４．当社の事業推進の上で必要な社員情報の管理やスタッフ募集に係る選考業務を行なうため。また、従業者（扶養家族を含む）の特定個人情報（マイナンバー）取得は雇用管理のため。

当社がお預かりするお客様の個人情報は、お客様ご自身の任意でご提供いただくものと考えております。お客様のご意思により個人情報のご提供がいただけない場合、当社の取扱い商品・サービス等をご利用いただけない場合がございますことを、あらかじめご了承下さいますようお願い申し上げます。上記の利用目的の達成に必要な業務の範囲内で、宅配会社や印刷会社など、個人情報の保護を適切に実施している企業・団体にお客様等の個人情報を委託する場合がございますことをあらかじめご了承下さいますようお願い申し上げます。

2. 個人情報の第三者提供について

当社は、お客さまから事前に同意をいただかない限り、上述の利用目的を遂行するために業務委託先へ委託する場合を除き、第三者へ個人情報を提供いたしません。但し「個人情報の保護に関する法律」第23条第1項に定める第三者提供の制限の例外事項に当たる場合は例外とさせていただきます。

＜個人情報の第三者提供の制限の例外事項＞

・法令に基づく場合
・人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
・公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
・国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

3. 個人情報の開示等の申請に関する手続について

当社は、当社がお預かりしている個人情報に関して、ご本人もしくはその代理人から利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供記録の開示、第三者への提供の停止について請求をいただいた場合には、速やかに対応させていただきます。なお、開示については第三者提供記録を含みます。
当社の保有する「保有個人データ」（※）について、ご本人もしくはその代理人からの開示・削除・訂正、利用停止等の手続きについては、以下の通りとさせていただきます。

※「保有個人データ」とは
電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成した情報の集合物又は一定の規則に従って整理、分類し、目次、索引、符合などを付すことによって特定の個人情報を容易に検索できるように体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供記録の開示、第三者への提供の停止の求めに応じることができる権限を有するものを言います。

〈ご対応窓口〉
受託業務に関するお客様及びお取引先の皆様は、当社の各業務担当が窓口として対応致します。
担当が不明の場合は、下記（4.）に記載しました当社の代表窓口をご利用下さい。

〈手続き〉
お手続きは、基本的に以下の流れとなります。

お客様もしくは代理人のご本人確認
↓　↓
担当窓口より、個人情報を保管管理している部署の担当者へ照会
↓　↓
個人情報の保管管理部署からの回答
↓　↓
担当窓口より、お客様へのご報告

手続きは原則として書面またはウェブサイト上の所定画面へのご記入により行わせていただきます。具体的なご本人確認の方法、所定の書式やその記入の仕方につきましては、担当窓口にてご説明いたします。対応は出来る限り速やかに進めますが、お問い合わせやご請求自体が個人情報のお預かりを伴い、また当社の個人情報管理諸規程に従い手続きを踏むことから、一定以上のお時間をいただくことになりますことをあらかじめご了承下さるようお願い申し上げます。

〈手数料〉
当社から郵送によるお手続きが生じる場合は、手数料として切手にて500円を頂きます。
ご来店による場合やウェブサイトでのご請求の場合は、原則として手数料は頂きません。

なお、お客さまからのご注文や各種サービスに関してお預かりしたご住所などの変更事項、各種ご案内郵便・Eメールサービスの発送停止に伴う個人情報利用停止のご依頼は、当該の取扱商品やサービスを運営している担当窓口にお申し出の上、所定の手続きをおとり下さい。この場合も、お客様から手数料をいただくことはございません。

4. 個人情報の取扱いに関するお問合せ窓口

当社の個人情報の取扱いに関してお気付きの点や苦情がございましたら下記窓口までご連絡下さるようお願いいたします。下記窓口では直接ご来社いただいてのお申し出はお受け致しかねますので、その旨ご了承賜わりますようお願い申し上げます。

【個人情報保護管理者について】
執行役員　鈴木　宏

5. 認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先

当社は認定個人情報保護団体の対象事業者です。当社の個人情報の取扱いに関する苦情については、下記へ申出することもできます。

【認定個人情報保護団体の名称】
＜当社の商品・サービスに関する問合せ先ではありません。＞
一般財団法人日本情報経済社会推進協会

【苦情の解決の申出先】

一般財団法人日本情報経済社会推進協会
個人情報保護苦情相談室
〒106-0032　東京都港区六本木1-9-9　六本木ファーストビル12F
電話番号　03-5860-7565　または　0120-700-779

６. 保有個人データの安全管理のために講じた措置

（基本方針の策定）個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しております。
（個人データの取扱いに係る規律の整備）取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定しております。
（組織的安全管理措置）個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しております。個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しております。
（人的安全管理措置）個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。個人データについての秘密保持に関して従業者と契約を締結しております。
（物理的安全管理措置）個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しております。個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しております。
（技術的安全管理措置）アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しております。
（外的環境の把握）個人データの取扱いについては外国にある第三者には提供しておりません。

2023年8月
株式会社カルサイト